혜원의료재단 세종병원(이사장 박진식)이 임직원을 대상으로 RPA 기술 숙지를 위한 부트캠프를 차리는 등 원내 디지털 기술 적용에 매진하고 있다.
특히 이 같은 노력으로 다양한 분야에서 수천 시간의 업무 단축 효과를 내며 그 역량에 이목이 쏠리고 있다.
세종병원은 최근 ‘2025 RPA 부트캠프 발표회’를 갖고 이 같은 성과를 공유했다고 22일 밝혔다.
■ RPA, 업무 자동화·간소화 기술…세종병원, 2022년부터 임직원 대상 전문가 육성
RPA(Robot Process Automation)는 가상 로봇을 통해 반복 문서작업과 복잡한 업무를 자동화·간소화해 효율성을 높이는 기술이다. 세종병원은 이를 ‘하리(HALI) 로봇’이라 명명했다.
세종병원은 지난 2022년 재단은 물론 부천세종병원·인천세종병원에 RPA 기술을 도입, 이를 실제 업무에 적용하는 전문가 그룹(COE·Center of Excellence)을 육성해왔다.
COE는 현재 3기까지 구성됐다. 이들은 직원 대표로 RPA 기술을 익히는 한편, 조직문화에 잘 정착될 수 있도록 타 부서 및 직원에 전파하는 역할을 하고 있다.
그동안 이들은 감염관리 분야 신고, 환자 안전사고 보고, 정기 지출 결의, 인사자료 수집, 연장근무 신청서 작성 및 그룹웨어 결제, 접근권한 통계, 관련 기사 검색, LMS 개인별 교육 매칭, CV 통보리스트 모니터링 및 배포, 외국인 환자 만족도 조사통계, 고객 경험 조사통계, 심평원 간호인력 신고, 전국의료관련감염감시체계(KONIS) 집중치료시설(ICU) 병원 현황 신고, 심폐 운동능력 검사 실시 적합 판정, 검진 미수료자 독려, 신규 입사자 4대 보험 취득 신고 등 다양한 업무에 RPA 기술을 접목, 자동화를 이루면서 성과를 내왔다.
■ 2025 RPA 부트캠프, 세종병원 내 전문가 전원 참여…추가 RPA 기술 발굴
이번 부트캠프에는 COE 1~3기 모두가 참여했다.
부트캠프는 군대에서 유래된 용어로 본래 ‘신병훈련소’라는 뜻이지만, 요즘은 기업에서 짧은 기간에 집중적인 교육·훈련을 시행하는 프로젝트 용어로 널리 사용되고 있다.
이미 지난 몇 년간 수많은 RPA 자동화 아이디어를 내놓은 이들은 이번 집중 훈련기간 협력을 통해 병원 업무 효율성을 극대화할 수 있는 RPA 기술을 추가 발굴했다.
COE 1기는 이번 부트캠프에서 간호사 근무(DUTY)표 작성을 RPA 기술과 접목했다.
간호부서 각 팀장은 매달 1차례 근무표를 만들어 간호사들에게 일괄 배포한다.
이 과정에서 근무일 및 휴식일 수, 연차별 휴가 소진, 평일·주말·요일별 업무 정도, 프리셉터(교육담당 간호사)·프리셉티(신규 간호사) 등 역량, 간호사별 업무 숙련도, 환자 수별 배치상황 등이 종합적으로 고려된다.
이 같은 고려사항을 수백 명에 이르는 간호사에 적용해야 하다 보니, 매달 순수 근무표 작성 시간에만 통상 6시간을 소모해야 한다.
추후 개별 간호사의 요청사항에 따라 수정과 재수정을 거치기라도 한다면 최종 근무표 완성에 꼬박 일주일이 넘게 걸리기도 한다.
COE 1기는 RPA 기술을 이용해 간호사 근무표 자동화를 이뤘다. 이로써 기존 매달 6시간이 걸리던 순수 근무표 작성 시간은 단 5분으로 단축됐다.
연간 팀장 한 명당 71시간 절약 효과다. 총 24명 팀장 규모로 따지면 연 1천704시간을 아낄 수 있다.
COE 2기는 각종 위원회 회의록 작성 업무에 RPA 기술을 적용, 자동화를 이뤘다. 여기에 chatGPT 등 인공지능(AI) 기술까지 접목했다.
COE 2기는 먼저 RPA와 AI가 회의록 작성 및 정리를 할 수 있도록 표준화된 회의록 양식을 만들었다. 그리고 녹음된 회의내용에 기반해 회의록을 작성할 수 있도록 AI를 학습시켰다.
회의록 작성 자동화 결과, 기존 30분 소요 시간은 3분으로 단축됐다.
수십 개 위원회에서 연간 수백 건 회의가 진행되는 걸 고려했을 때 회의록 작성 담당자 70명이 연간 5천513시간 절감 효과를 내게 된다.
더는 오전 반나절은 회의하느라, 오후에는 회의록 정리하느라 하루를 꼬박 허비하는 일은 없게 된 셈이다.
COE 2기는 여기에 더해 RPA 기술로 회의실 예약 자동화도 이뤄 소소하지만 연간 15시간 절감 효과도 얻었다.
COE 3기는 입원환자의 병상 배정 자동화를 이뤘다.
입원환자의 병상 배정 업무는 대표적인 반복 업무다. 담당 의사가 환자에 대한 입원의뢰서를 작성하면, 원무과 병상 배정 담당자가 입원 예정 환자를 조회하고 성별, 격리 여부 등 환자별 상황에 맞게 입원 가능한 병상을 파악해 배정하는 등 대부분 과정이 매일 수작업으로 이뤄진다.
COE 3기는 이를 RPA 기술에 접목, 기존 1시간 걸리던 업무를 2분으로 단축 시켰다. 연간 232시간 절감 효과다.
COE 3기는 여기에 더해 AI 기술을 접목, 임직원의 연차 일수 및 경조사 혜택 자동응답 프로세스도 개발해 연간 45시간을 절감하는 효과를 얻었다.
혜원의료재단 세종병원 박진식 이사장은 “기술이 급변하고 있다. 병원 구성원 역시 변화에 대한 적응이 중요한 시기”라며 “이번 RPA 부트캠프 발표를 통해 세종병원 임직원의 눈에 띄는 역량 성장을 확인할 수 있어 매우 뿌듯하고 감격스러웠다”고 말했다.
이어 “현재 RPA COE 과정을 통해 개발된 로봇들이 실제 현장에서 활용되며 업무 효율성을 높이고 있는데, 앞으로도 모든 임직원의 적극적인 관심과 참여를 기대한다”고 덧붙였다.
