부천세종병원과 인천세종병원 사이에는 매일 다양한 문서 및 물품을 주고받는 셔틀이 운행 중이다.
앞서 병원 내 각 부서는 셔틀 담당 부서인 인사총무팀으로 문서·물품을 전달하면서 종이 장부에 보내는 부서, 발송인 등 정보를 수기로 작성한다.
이 과정에서 간헐적으로 물품 혹은 수기 장부가 분실되는 문제가 발생하고 있다.
세종병원의 ESG·디지털 경영 목표와도 거리가 있다.
부천세종병원 인사총무팀은 이에 따라 디지털 장부 앱(App)을 개발, 최근 현장에 적용했다.
개발에는 구글 워크스페이스(Google Workspace, GWS) 앱시트(AppSheet)를 활용했다.
디지털 장부는 종이가 아닌 태블릿 PC 기반이다. 작성 일시, 보내는 부서, 발송인 등 모든 항목이 디지털화됐으며, 2중 안전장치로 문서 및 물품 사진도 첨부할 수 있게 했다.
인천세종병원 9B병동팀은 매주 월요일과 목요일 수액 재고를 파악하고 새로 주문하는 업무를 하고 있다.
그러나 어느 정도 재고가 적정한지 명확한 기준이 없어 매번 적게 혹은 많이 주문하기 일쑤였다.
남으면 짐이고 모자라면 죄인 같은 느낌인데, 어떨 땐 간호업무보다 물품 청구 업무가 더 벅찰 정도다.
더욱이 바구니별로 담긴 수액의 수량 파악에만 1시간이 소요됐으며, 환자군에 따라 수액 사용량이 급격히 변할 때마다 애를 먹었다.
9B병동팀은 문제 해결을 위해 ‘QR 스캔’에 주목했다. 마치 마트의 셀프 계산대처럼 말이다.
간호사가 수액을 꺼내거나 환자에게 적용할 때마다 QR을 찍다 보니 실시간 사용량이 자동으로 집계됐다.
사용 경향 분석은 물론, 미래 주문량도 예측 가능했다. 불필요한 종이 차트 작업과 수동으로 재고를 파악하는 업무가 사라진 건 덤이다.
이 같은 프로그램 개발에는 역시 구글 앱시트가 역할을 했다.
혜원의료재단 세종병원(이사장 박진식)이 의료분야 디지털 전환을 위해 부천세종병원·인천세종병원에 다양한 개념을 도입하는 가운데, 최근 도입한 구글 워크스페이스(Google Workspace, GWS) 기반의 앱시트(AppSheet) 활용이 병원 내 다양한 업무에서 큰 시너지를 내는 것으로 나타났다.
2일 세종병원에 따르면 GWS는 공동 문서작업, 문서 중앙화, 소통, 회의, 일정 관리 등 기능을 갖춘 인공지능(AI) 기반 협업툴이다.
앱시트는 반복적이고 소모적인 업무를 자동화해 효율성을 높이는 GWS 내 하나의 영역으로, 코딩이 필요 없어 비전문가도 손쉽게 앱을 만들 수 있게 한다.
세종병원은 ‘익숙함 속에 가려진 불편함’이 GWS 앱시트 도입 배경이라 밝혔다.
이와 함께 실시간 협업이 어려워서 매번 파일 최종본을 찾기 바빴고, 개인 계정에 파편화된 문서들은 보안과 인수인계 사각지대에 있었으며, 현장의 작은 개선조차 전담부서(디지털혁신실)에 의존해야 하는 구조 등이 병원의 디지털 전환을 늦추는 요소라고 분석했다.
GWS 앱시트를 활용한 현장 업무개선 사례는 다양하다.
지난달 27일 인천세종병원 비전홀에서 열린 사례 발표회에서 부천세종병원은 문서·물품 이송 대장 통합 관리(인사총무팀), 전담간호사 인수인계 관리(전담간호팀), 병동 치료데이터 연동 및 환자리스트 자동화(물리치료팀), 장비별 검사 일정 알림 자동화(영상의학팀) 등에, 인천세종병원은 병동 수액 재고 및 청구 관리(9B병동팀), 린넨 불출 관리 자동화(중앙공급팀) 등에 각각 앱시트를 활용해 성과를 낸 사례를 발표했다.
혜원의료재단에서도 스마트 듀티(간호사 근무) 신청(고객경험관리실)에 앱시트를 활용해 효과를 낸 사례를 공유했다.
특히 현장 업무의 디지털 전환을 돕는 전담부서인 디지털혁신실에서도 환자 처방 약물 및 수술·시술 이력 조회(건강증진팀), 장기재원 환자 관리 자동화 보고서(원무팀) 등 병원 행정효율과 환자 안전을 높이기 위한 업무 자동화 성과를 소개했다.
세종병원은 이 중 인천세종병원 9B병동팀(팀장 최세라)에게 최우수상을 부천세종병원 물리치료팀(팀장 김세윤)·혜원의료재단 고객경험관리실(과장 이혜란)에 우수상을 각각 수여하며 그간 노력을 격려했다.
혜원의료재단 세종병원 박진식 이사장은 “세종병원이 그동안 도입한 다양한 디지털 솔루션과 임직원들의 끊임 없는 노력이 찬찬히 쌓여 성과를 내고 있다. 앞으로 디지털 전환으로 더 많은 일을 할 수 있겠다는 확신이 든다”며 “여러 한계를 넘어 현장이 직접 주도하고 완성하는 세종병원만의 디지털 전환을 이루겠다”고 말했다.
